Oficinas contables y administrativas

Las facturas de todos tus clientes, ordenadas solas.

Subes los XML del SRI a una carpeta. El sistema los lee, los separa por cliente y por ventas o compras, y los deja listos para que declares. Sin digitar y sin cambiar de sistema.

Ejemplos concretos

El problema

Abrir cada XML, copiar valores y ver de qué cliente es toma horas.

Automatización

Lectura de cada comprobante y registro en una hoja: cliente, venta o compra, bases, IVA y totales.

Resultado operativo

El mes de cada cliente en una sola pantalla.

El problema

Llega una factura de un RUC que nadie registró.

Automatización

Detección de clientes nuevos: el sistema te lo muestra y tú decides si es tu cliente.

Resultado operativo

Sus facturas se procesan solas desde entonces.

El problema

Se sube la 1017 y la 1019, y falta la 1018.

Automatización

Revisión de la numeración por cliente, con opción de marcar una factura como anulada.

Resultado operativo

Aviso de facturas faltantes que desaparece cuando la marcas anulada.

El problema

Alguien sube un PDF o una foto en vez del XML.

Automatización

El archivo se aparta en una carpeta de errores con una explicación en simple.

Resultado operativo

No se pierde nada y sabes qué hacer.

Importante: La demostración usa datos ficticios y no sustituye la validación contable ni tributaria de un profesional. El sistema no declara ni registra operaciones oficiales ni bancarias.

Ver más detalle

Cómo funciona

  1. Subes los XML. Los dejas en una carpeta de tu Google Drive, como cualquier archivo.

  2. El sistema los lee y los ordena. Cada 30 minutos revisa la carpeta, lee cada factura y la anota en tu hoja: de qué cliente es, si es venta o compra, bases, IVA y totales.

  3. Revisas el panel. Ves el mes de cada cliente en una sola pantalla y declaras con la información completa.

Qué hace por ti

  • Clasifica cada comprobante: facturas, notas de crédito y de débito y liquidaciones de compra, separadas por cliente y por mes, como venta o como compra.
  • Detecta clientes nuevos: si llega una factura de un RUC que no está en tu lista, te lo muestra. Eliges “Sí, es mi cliente” y sus facturas se procesan solas.
  • Te avisa qué facturas faltan: revisa la numeración de cada cliente. Si subiste la 1017 y la 1019, te avisa que falta la 1018. Si fue anulada, la marcas y el aviso desaparece.
  • Te explica los errores en simple: si alguien sube un PDF, una foto o un archivo dañado en vez del XML, te dice qué pasó y qué hacer.
  • Controla tus vencimientos: calcula la fecha de cada obligación según el noveno dígito del RUC, considerando fines de semana y feriados, y te muestra lo vencido y lo próximo.
  • No duplica nada: si se sube la misma factura dos veces, la reconoce y no la anota de nuevo.

Tu panel, por cliente y por mes

  • Ventas y compras del mes, comparadas con el mes anterior
  • IVA a pagar estimado
  • Resumen listo para el formulario 104
  • Obligaciones vencidas y próximo vencimiento
  • Errores por revisar y facturas faltantes
  • Ventas y compras de los últimos 12 meses en un gráfico
  • Principales clientes y proveedores del mes

Probar la demostración

Procesos típicos

  • Recepción de XML de comprobantes electrónicos
  • Clasificación por cliente, mes y tipo (venta o compra)
  • Control de duplicados
  • Cálculo de fechas de obligaciones según el noveno dígito del RUC
  • Resumen mensual por cliente

Información que maneja

  • XML de facturas, notas de crédito y débito, liquidaciones de compra
  • Lista de clientes (RUC y nombre)
  • Calendario de vencimientos
  • Registro de errores y facturas anuladas

Reglas de ejemplo

  • Si el RUC no está en la lista, se pide confirmación antes de procesar
  • Si la misma factura llega dos veces, no se anota de nuevo
  • Si falta un número en la secuencia, se avisa
  • Si el archivo no es un XML válido, va a la carpeta de errores

Qué requiere aprobación humana

  • Declarar: lo hace la persona, no el sistema
  • Confirmar si un RUC nuevo es cliente
  • Marcar una factura como anulada
  • Revisar el IVA estimado

Tu información es tuya

Todo queda en tu propio Google Drive: la hoja, las carpetas y los XML. Nosotros no guardamos tus datos en ninguna plataforma externa.

Solo vemos si la automatización está funcionando. No vemos las facturas ni los datos de tus clientes. Si un día decides no continuar, te quedas con todo.

Lo que necesitas

  • Una cuenta de Google (Gmail)
  • Los XML de las facturas (los mismos que hoy descargas del SRI o te envían tus clientes)
  • Nada más: no instalas programas y no cambias tu forma de trabajar.

Para que no haya sorpresas

  • No reemplaza tu sistema contable. Te ahorra el trabajo de antes: recibir, ordenar y revisar.
  • No declara por ti. Te deja todo listo para que tú declares.
  • El IVA del panel es una estimación. No incluye retenciones recibidas ni crédito tributario de meses anteriores.

Próximamente

  • Recordatorios de vencimientos y facturas faltantes directo a tu teléfono

Demostración relacionada

Dashboard documental, administrativo y financiero →

Demostración con datos ficticios. No se guarda ni se envía nada.

Preguntas frecuentes

¿Tengo que aprender un programa nuevo?

No. Todo funciona en Google Sheets, con una hoja preparada para tu oficina.

¿Qué pasa si subo un archivo equivocado?

El sistema lo aparta en una carpeta de errores y te explica qué pasó. No se pierde nada.

¿Mis asistentes pueden usarlo?

Sí. Compartes la hoja con ellos como con cualquier archivo de Google. Las partes que no deben tocarse están protegidas.

¿Cuánto tarda la instalación?

Depende de tu oficina y de qué tan rápido nos compartas accesos y una muestra de XML. Te confirmamos el plazo antes de empezar y te acompañamos en los primeros pasos.

¿Quiero verlo funcionando con datos de ejemplo?

Puedes probar la demostración de esta página, con datos ficticios, y pedirnos una consulta para ver el flujo con una hoja de ejemplo.

¿Tu equipo pierde horas en tareas repetidas?

Elige lo que necesitas y mira tu precio al momento.